名寄せとデータクレンジングのコスト削減と効率化の方法

データクレンジングとは？

データクレンジング（Data Cleansing）は、文字通りデータを「綺麗にする」作業です。
具体的には、データベース内の誤った情報や重複した情報、不完全な情報などを特定し、それを修正、置換、または削除するプロセスを指します。

データクレンジングの具体的な例

• スペルミスや誤字の修正
  例：「Tkyo」を「Tokyo」に修正する。
• 不完全なデータの補完
  例：住所情報が部分的にしか入力されていない場合、それを補完する。
• 重複データの削除
  例：顧客データベース内で同じメールアドレスを持つ複数のレコードが存在する場合、それらの重複を削除する。
• 日付や数値のフォーマットの統一
  例：日付が「2023/08/14」と「14-08-2023」の2つの異なる形式で保存されている場合、一方の形式に変換して統一する。
• 不適切なデータの削除
  例：年齢欄に「ABC」という文字が入力されている場合、それを削除または修正する。
• カテゴリデータの統一
  例：商品カテゴリが「PC」と「パソコン」として別々に分類されている場合、一方のカテゴリ名に統一する。

データクレンジングを行うことで、入力ミスや欠損値などの不正確なデータによる業務処理のエラーや問題が減少し、業務効率の向上や再処理コストの削減につながります。

名寄せとは？

名寄せ（Data Matching / Record Linkage）は、異なるデータベースやシステムに散在する同一の情報を、一つの統一された情報として一元化する作業です。
名寄せでデータの重複や不整合を解消し、データの一貫性と品質を確保できます。

特に顧客情報管理やマーケティング活動では、正確な顧客のデータを持つことが極めて重要です。
そのため、名寄せもまた重要な作業となります。

名寄せの具体的な例

• 顧客情報の統合
  例：オンラインショップと実店舗とで別々のデータベースに保存されている顧客情報を、メールアドレスや電話番号などの共通の識別情報を基に統合する。
• 会社名の統一
  例：「NTT」「エヌティーティー」「日本電信電話株式会社」など同一企業であるが異なる名称・略称で登録された情報を統一する。
• 住所情報の統一
  例：「東京都新宿区」と「東京都新宿」のように、異なる表記で保存されている住所情報を一つの標準的な形式に統一する。
• 製品情報の統合
  例：複数のサプライヤーから提供される製品情報を、製品コードやバーコードなどの共通の識別情報を基に統合する。
• 社員情報の統一
  例：人事部門と給与部門で異なるデータベースに保存されている社員情報を、社員番号や氏名などの共通の識別情報を基に統一する。

データの入力・登録時の問題点

データの入力や登録の手段は、マーケティング施策や事業形態に応じて多岐にわたります。
具体的には、以下のようなケースが考えられます。

• イベントやセミナーで得た名刺情報
• マーケティング担当者が入力した情報
• 営業担当者が入力した情報
• 架電を受けた受付担当者が入力した情報
• ウェブサイトのフォームから送信された情報

データの入力や登録は、多くの場合、人の手によって行われます。
この過程で、入力者の独自のルールや慣習に基づいてデータが入力されることが多く、以下のような問題が生じることがあります。

データベースの統合時の問題点

企業が成長する過程で、異なるデータベースやシステムの統合が必要となることがあります。
この統合の際に、問題が生じることがあります。

重複データがもたらす問題点

重複データは、企業の業績や顧客満足度など、あらゆるビジネスの側面において悪影響を及ぼす可能性があります。

データを適切に統合するメリット

データを適切に統合することで、以下のようなメリットが得られます。

データクリーニングコストの高さ：1-10-100ルール

1-10-100ルールは、元々製造業の品質管理のコストを示すものですが、データクレンジングにも適用されます。

データ登録時に正規化するコストを1とした場合、データ入力後のクリーニングコストは10倍、すでに各事業部で活用されているデータのクリーニングコストは100倍と想定されます。

クリーニングコストを最小限にするためには、データ登録時、できるだけ初期の段階で正確な情報を登録する仕組みが必要です。

EFOの概要とそのメリット

本来EFOは、フォームの入力操作をサポートするツールとして設計されており、入力ユーザーの負担を軽減し、フォームの入力完了率を向上させることを目的としています。

ユーザーがフォーム入力する際に、指定形式以外での入力や、必須項目の未入力などの不備をリアルタイムで検知して指摘することで、入力ミスや入力漏れを予防します。

この結果、ユーザーは入力ミスや表記の揺れなどの問題が大幅に減少してスムーズで正確な入力が可能となります。
そのため入力に伴うストレスも減少してフォームからの途中離脱が減り、コンバージョン率の向上にも寄与します。

データの品質の観点でも、EFOの活用により入力時点でデータの品質が向上するため、後続の業務や分析の精度も高まります。

法人番号とは？

法人番号とは、日本の法人番号制度において、各法人に一意に与えられる13桁の番号です。
この制度は、2015年に「法人番号法」に基づき導入され、国や地方公共団体、その他の法人を対象としています。

法人番号は、国が提供する無償の国際標準規格で、企業を特定する識別コードとして国税庁に登録されています。
企業が倒産、廃業するとその番号は閉鎖企業として残るため、重複することもありません。